Najlepsze inspiracje
zamiast gotowych rozwiązań.

Nowe

Pięciogwiazdkowy dzień :)

Lista zadań – problem wielki jak świat. Część II

Brian Tracy - Zjedz tę żabę

Brian Tracy – Zjedz tę żabę

Poprzedni artykuł na temat listy zadań do wykonania zakończyłem peanami na temat Roberta Kiyosakiego. Rzeczywiście, dał mi on wyraźny przyczynek do dyskusji dlaczego warto zarabiać, a jeśli chcesz zarabiać więcej i mieć dość dużo, by starość twa biegła wesoło, to inwestuj z głową. No i tak będę robił.

Kolejnym krokiem na drodze do znalezienia wewnętrznego porządku w mojej głowie w obszarze porządkowania rozkładu godziny, tygodnia, miesiąca czy najbliższych lat było przeczytanie kilku książek Briana Tracy. Dziś, z perspektywy czasu chciałbym skupić się na trzech z nich bezpośrednio odnoszących się do listy zadań a mianowicie: „Zjedz tę żabę”, „Plan lotu” oraz napisaną wspólnie ze swoją córką Christiną: „Pocałuj tę żabę”. To co natychmiast rzuca się w oczy podczas lektury tych pozycji to nieustająca wiara Briana w prostotę rozwiązań, które mogą przenieść cię z pozycji osoby słabo zorganizowanej do świetnie zarządzającej swoim czasem.

David Allen - Getting Things Done

David Allen – Getting Things Done

Cała tajemnica ukryta jest we własnoręcznie napisanej liście zadań i odpowiedniej jej hierarchii. Tak na marginesie, praktycznie wszystkie przeczytane przeze mnie książki motywacyjne podkreślają bardzo ważną rolę własnoręcznie spisanych deklaracji. Jeżeli chcesz coś osiągnąć, to zaprogramuj się na sukces. Jeśli chcesz się zaprogramować, to opisz własnoręcznie – nie ważne czy na kartce, czy też może w komputerze – co chcesz osiągnąć i w jakich ramach czasowych chciałabyś czy chciałbyś to mieć. Zawsze wydawało mi się, że zupełnie nie ma to znaczenia, czy napiszę coś, czy też wystarczy, że o tym pomyślę. Otóż nie. Myśli biegną w szalonym tempie po głowie bez przerwy i to co przed chwilą było ważną życiową deklaracją za sekundę może zostać przysłonięte informacją z telewizora, że właśnie padła bramka dla naszych. Dodając do tego naszą zdolność do lepszego zapamiętywania tych zdarzeń i faktów, którym towarzyszyły silne emocje możesz natychmiast domyśleć się, o czym będziesz pamiętać za 3 dni. Z pewnością nie będzie to ten cel, który chcesz osiągnąć tylko wynik rozgrywki. Tak ponoć działa nasza głowa, więc nie ma sensu z tym walczyć i po prostu lepiej i wygodniej ten fakt zaakceptować.

Wracając do listy zadań. Żeby dowolny projekt podzielić na zadania (za Allenem – Getting Things Done – projektem będę nazywał to wszystko, na co składają się przynajmniej 2 zadania) musisz określić cele do osiągnięcia. Łatwo można to zrozumieć wypisując sobie takie pozorne równanie:

Jestem dziś tu i teraz -> nieznane działanie -> mój planowany cel

czyli inaczej mówiąc, wypisuję na kartce stan w którym się znajduję (np. nie mam mercedesa klasy S), potem wypisuję planowany cel (mam mercedesa klasy S), a następnie rozwiązuję to równanie wpisując w miejsce nieznanego działania te wszystkie kroki, które pozwolą mi tego mercedesa osiągnąć. Nic nie stoi na przeszkodzie by wpisać: kupię los za złotówkę, którą mam w kieszeni i wygram na loterii 100 milionów złotych a potem poszaleję w salonie mercedesa, ale w takim przypadku zrezygnuj proszę z dalszej lektury, bo nie jest ona adresowana do Ciebie. Piszę to dla tych, którzy nie boją się pracy i chcą wziąć swoje sprawy w swoje ręce.

Skoro już wiesz co trzeba zrobić, by przejść drogę od braku danej rzeczy czy wartości do jej posiadania, to rozpisz to wszystko w postaci listy. Zakładam, że nie jesteś stworzonym wyłącznie do realizacji jednego projektu w życiu i oprócz właśnie opracowanej listy masz również inne zadania choćby regularne podlewanie kwiatów, posprzątanie garażu, przygotowanie raportu na przedwczoraj czy (nawet nie wiesz jakie to ważne) odpowiedniego wypoczynku i pozornego nieróbstwa. Jak widzisz, lista zadań rozrosła się niebotycznie i teraz zamiast zajmować trzy górne pozycje na kartce może zajmować choćby pół zeszytu. Przerażająca? Prawda?

Brian Tracy - Plan lotu

Brian Tracy – Plan lotu

Nie ukrywam, że zwykle w tym miejscu się poddawałem i ograniczałem działanie do przygotowania mniej lub bardziej wiarygodnej listy zadań. Nieraz zdarzało mi się zerknąć w nią raz czy dwa, niekiedy posuwałem się nawet do wykreślenia z listy zadań wykonanych, ale gdybym miał sobie przypomnieć sytuację, w której przepisuję listę niewykonanych zadań w danym dniu na następny dzień, to już byłoby bardzo trudne. Nieraz szedłem na skróty korzystając z listy zadań w moim outlooku, ale i tak kończyło się to po prostu wykreśleniem po jakimś czasie wszystkiego, co już od jakiegoś czasu świeciło na czerwono sygnalizując przekroczenie wszelkich planowanych terminów. Tak więc, lista zadań nie jest tym z czym radziłem sobie tu najlepiej, ale nie oznacza to, że Ty sobie nie poradzisz. Wszyscy jesteśmy inni, a o tym jak dowiedzieć się o sobie nieco więcej, poproszę Dorotę, by napisała któregoś dnia parę zdań np. na temat badań Success Insight, w interpretacji których jest nieźle wyedukowana i ma odpowiednie certyfikaty.

Wracając do listy zadań. W pierwszym kroku należy zadania dzielić na te do wykonania w najbliższym czasie, na te które winny zostać zrealizowane np. w ciągu tygodnia, miesiąca, roku czy nawet paru lat. Przechodząc do kolejnych okresów czasu po prostu przenosisz zadania z listy piętro wyżej do listy zadań bieżących, a po wykonaniu wykreślasz. Teoretycznie proste jak drut i rzeczywiście znam ludzi, którzy znakomicie sobie z tym radzą dając tym samym pokaz swojej samoorganizacji.

Brian Tracy, Christina Tracy - pocałuj tę żabę

Brian Tracy, Christina Tracy – pocałuj tę żabę

Z bieżącymi zadaniami wiąże się jeszcze jedna ważna sprawa, a mianowicie ich priorytetyzacja (oj trudne słowo, słownik w moim Wordzie go nie zna). Najprościej ujmując rzecz: zanim weźmiesz się za robotę weź najlepiej kolorową kredkę i zaznacz sobie np. literą A te zadania, bez realizacji których zawalisz inne ważne sprawy, mające bezpośredni wpływ na ciebie. Jeśli nie zapłacisz dziś rachunku za telefon, bo ciągle to odkładałaś czy odkładałeś i dzwoniono z infolinii, że jeśli do jutra nie zapłacisz to go wyłączą, to oznacz to zadanie jako zadanie z grupy A czyli tej, którą zwykle dla siebie nazywam: „Świat się wali”. Gdy oznaczysz wszystkie zadania należące do tego zestawu, to przy każdej z liter nadaj teraz numer odpowiadający kolejności w jakiej zadania te winny być wykonane. Kieruj się rozumem i organizacją dnia, tak by optymalizować koszt realizacji. Nie planuj wielokrotnych przejazdów na drugi koniec miasta przerywanych wyprowadzeniem psa, bo zbyt dużo czasu stracisz w korkach. Lepiej może wziąć psa z sobą i wyprowadzić go gdzieś w okolicy, do której się wybierasz.

Gdy zadania z grupy A masz zaplanowane, to zaplanuj teraz zadania z grupy B, którą określam mianem „trzeba zrobić”. Prawie zawsze są to zadania, które przekładam z innego terminu, bo nie było czasu, ale ich zaleganie na liście prowadzi na manowce. Trzeba je zrobić, bo będziesz potem narzekać. Przykładowo, do grupy B prawie zawsze wprowadzam potrzebę zakupu kawy, bo przecież da się bez niej żyć, ale jak mawiał klasyk, co to za życie. Hierarchia oczywiście być również musi i zasada jej tworzenia wygląda jak wyżej.

Brian Tracy - Zarządzanie czasem

Brian Tracy – Zarządzanie czasem

Teraz zadania C, które najprościej nazwać: „daj sobie z tym spokój”. Jak nie zrobisz, to i tak nic się nie zdarzy, więc nie zawracaj sobie nimi głowy, bo po co. Będziesz mieć nadmiar wolnego czasu, to możesz się nimi zająć, ale skąd wziąć ten nadmiar?

Osobiście najbardziej lubię zadania z grupy D dyli „Deleguj, niech się inni martwią wykonaniem”. Jeśli możesz jakąś robotę zrzucić na innych, to nie czekaj. Zrób to teraz. Po pierwsze twoi współpracownicy lubią gdy im ufasz i dajesz ważne zadania do realizacji, a po drugie zyskujesz czas na wykonanie zadań A, bez których jak wspomniałem świat się zawali i nikt oprócz ciebie – Zeusie – nikt ich nie wykona należycie. Jeśli dobrze zrobisz tę część, to może się okazać, że ani nie jesteś tak niezastąpiony, ani tak niezbędny, zyskasz czas a zadania będą wykonane.

Wszystkie zadania, które zostały po zrobieniu powyższych oznaczeń, to zadania z grupy E, czyli: „eeeee tam”. Nawet nie staraj się myśleć, że warto się nimi zająć. Lepiej poczytaj, albo wypiel ogródek, bo więcej z tego będzie pożytku.

Jak widać, metodologia Tracy’ch jest zachwycająco prosta pod warunkiem posiadania silnej motywacji do ciągłego tworzenia, przeglądania i weryfikowania listy zadań. Ja nie radzę sobie z tym dobrze, dlatego musiałem szukać dalej czegoś, co pozwoli połączyć mi brak porządku w utrzymaniu list ze skutecznością ich działania. Sprzeczność? Pozornie. Wygląda na to, że może mi pomóc lista zadań w wersji Davida Allena przedstawiona w Getting Things Done, ale o tym będzie w następnej części. Pewnie jutro.

Słowa kluczowe:, , , , , , , , , , ,

Trackback z twojego serwisu.

Komentarze (3)

Pozostaw komentarz

%d bloggers like this: