Najlepsze inspiracje
zamiast gotowych rozwiązań.

Nowe

Pięciogwiazdkowy dzień :)

Microsoft Excel. Operacje na datach cz. 1

Wstęp do wszystkich przyszłych przykładów narzędzi IT dla HR

Lista zadań. Używanie funkcji daty w arkusz Microsoft Excel
Gdy autor siada do swego pierwszego wiekopomnego dzieła z pewnością rozmyśla tak o czytelnikach, którzy z niecierpliwością, najlepiej liczeni w milionach czekają na jego pracę jak również o splendorze i sukcesie komercyjnym, które winny się z tym dziełem wiązać.

Znajduję się teraz w nieco innej sytuacji. Oferując przyjaciołom – współautorom tego bloga moje zaangażowanie stwierdziłem, iż chętnie opowiem o różnorodnych przykładach wykorzystania technologii informacyjnych w pracy działów HR czy w przypadku mniejszych firm zarządu czy wręcz jego jednoosobowej reprezentacji w osobie prezesa firmy. O wybranych dedykowanych narzędziach IT takich jak przykładowo tworzenie raportów z ankiet ewaluacji szkoleń będę pisał w blogu poświęconym badaniom satysfakcji pracowniczej.

Podejście to implikuje bardzo ważny wniosek: nie mogę się skupiać na przykładach trudnych, wymagających specjalistycznej wiedzy czy nietypowego oprogramowania i winienem odnosić się wyłącznie do tego, co użytkownicy mają zainstalowane w swoich komputerach lub też wykorzystują online (np. dysk Google czy Microsoft SkyDrive). Jeśli zatem przykłady wydadzą Ci się zbyt banalne podziel się opinią w komentarzu, a ja zadbam o to, by pokazać możliwości rozwinięcia danego przykładu dla użytkowników bardziej zaawansowanych.

Problem do rozwiązania

Pracownik w dziale HR ma przygotować listę zadań związaną z przygotowywanym projektem zbadania satysfakcji pracowników z dziesięcioosobowego działu administracyjnego. Wie, co winno być w kolejnych krokach zrobione, ale nie wie kiedy projekt wystartuje. Zależy mu, by arkusz kalkulacyjny na bieżąco obliczał końcową datę zakończenia projektu.

Rozwiązanie

  1. Przygotowanie listy zadań, danych i obliczeń w Microsoft Excel:
    1. Otwórz Microsoft Excel. Program otworzy się z nowym pustym arkuszem. Nie trać czasu na przesuwanie myszy po ekranie. Naciśnij na CTRL+S i przejdź do okna zapisu. Ja nazwałem ten plik: lista-zadan. Częste zapisywanie pliku ułatwi jego odzyskanie w przypadku awarii. Pamiętaj o skrócie klawiaturowym: CTRL+S i zapomnij o klikaniu myszą.
    2. Kliknij dwa razy na nazwie arkusza Arkusz1 i zmień jego nazwę na Ankieta.
    3. W komórce B2 wpisz: Data rozpoczęcia. W komórce C1 wpiszesz później odpowiednią datę. Możesz też to zrobić teraz.
    4. W komórce B3 a następnie w kolejnych wierszach wpisz kolejne czynności, które muszą zostać wykonane zgodnie z listą:
      • Przedyskutować i przygotować treść ankiety
      • Przekazać treść do sprawdzenia zwierzchnikowi lub upoważnionej osobie
      • Wydrukować 10 ankiet plus kilka na ewentualne poprawki respondentów
      • Przekazać ankiety respondentom
      • Zebrać odpowiedzi od respondentów
      • Wprowadzić odpowiedzi do arkusza kalkulacyjnego
      • Przygotować raport
      • Przygotować prezentację podsumowującą badanie
  1. W komórce C3, a następnie w kolejnych wierszach wpisz liczbę dni roboczych niezbędnych do wykonania danej czynności. Zrzut ekranu pokazuje użyte przeze mnie przykładowe wartości.
  2. W komórce B11 (jeśli twoja lista zadań ma inną długość będzie to oczywiście inny wiersz) wpisz: Łącznie dni roboczych
  3. W komórce C11 kliknij na ikonie autosumowania. Excel podpowie ci, że domyślnym obszarem są komórki od C3 do C10. Naciśnij Enter lub wybierz myszą inny interesujący cię obszar
  4. W komórce B12 wpisz: Data zakończenia
  5. W komórce C11 wprowadź formułę (podczas wpisywania Excel będzie ci podpowiadać, więc możesz ułatwić sobie pracę: =DZIEŃ.ROBOCZY(C2;C11). Ważne: dlaczego taka formuła, a nie formuła: =C2+C11. Otóż, w ciągu 12 dni, w których realizowany będzie projekt HR mogą wystąpić weekendy jeden lub dwa razy. Mogą również wystąpić święta. Formuła DZIEŃ.ROBOCZY(data początkowa; data końcowa) pozwala nam obliczyć faktyczną datę zakończenia projektu. Podpowiedź: Jeżeli zamiast daty wyświetla ci się liczba rzędu 42000 to znaczy, że masz błędny format wyświetlania danych. W takim przypadku na pasku wybierz wyświetlanie danych w postaci daty krótkiej.
  6. Dla sprawdzenia poprawności obliczeń możesz w komórce B13 wpisać: Liczba dni kalendarzowych, a w komórce C13 wprowadzić formułę: =C12-C2. W takim przypadku konieczne będzie ustawienie odpowiedniego formatu wyświetlania danych. Najprościej to uzyskasz naciskając kolejny warty zapamiętania skrót klawiaturowy: CTRL+SHIFT+~. W moim odczuciu, to jeden z najczęściej używanych skrótów klawiaturowych.
  7. Formatowanie arkusza
    1. Trudno wpaść w zachwyt obecnym stanem arkusza. Warto go sformatować. W komórce A3 wpisz: 1
    2. Zaznacz myszą lub klawiaturą (SHIFT+Strzałka w dół) obszar od A3 do A10.
    3. Z paska Edytowanie wybierz Wypełnianie, a następnie z listy wybierz Seria danych … i naciśnij Enter. Komórki wypełnią się narastającymi wartościami.Lista zadań. Używanie funkcji daty w arkusz Microsoft Excel
    4. Trudno dostrzec pełną treść poszczególnych zadań. W tym przypadku najwygodniejszym będzie poszerzenie kolumny.Lista zadań. Używanie funkcji daty w arkusz Microsoft Excel
    5. Na pasku Style wybierz styl, który ci najlepiej odpowiada. Ja wybrałem naprzemienne paski jasne i ciemne,
    6. Lista zadań. Używanie funkcji daty w arkusz Microsoft Excel
      Jeżeli po włączeniu stylu pojawiła się możliwość filtrowania danych możesz ją wyłączyć przełączając się na pasek Dane i wyłączasz ikonę Filtruj.

Gotowe!

Podsumowanie. Czego pracownik HR nauczyły się w tym ćwiczeniu? Przede wszystkim wybranych operacji na niestandardowych datach. Często staje on przed koniecznością oszacowania np. do kiedy pracownik winien świadczyć obowiązek pracy, skoro zostało mu jeszcze np. 74 dni pracy. W takim przypadku użycie formuły =DZIEŃ.ROBOCZY() wydaje się być idealnym rozwiązaniem.

Uwaga

Po przejrzeniu całości zauważyłem, iż zrzuty ekranu nie są komunikatywne. Wkrótce je zmienię i wówczas ta uwaga zostanie usunięta. Proszę o cierpliwość, bo dziś już jestem zbyt senny, by to robić.

Słowa kluczowe:, , , , , ,

Trackback z twojego serwisu.

Komentarze (4)

  • Artur

    |

    Dziękuję za wspaniały materiał do szkoleń. Bardzo przystępnie sformułowany kurs. Wiele ciekawych wskazówek dodatkowych. Polecam naukę z tą stroną.

    Reply

    • admin

      |

      Ależ zadarłem nos do góry. A mówiąc poważnie, bardzo dziękuję za laurkę. Do końca roku planowałem przygotować około 10 wpisów na temat excela i hr. Plany na przyszły rok są bardzo ambitne, ale o tym jeszcze nie chcę mówić.
      Dziś najważniejszym dla mnie jest przygotowanie rozsądnej listy tematów. Będę wdzięczny za wszelkie sugestie.
      Pozdrawiam
      Krzysztof

      Reply

  • Oprogramowanie komputera trenera | Blog: Otoczenie szkoleń

    |

    […] Wbudowane funkcje numeryczne. Praktycznie każdy trener staje po szkoleniu przed koniecznością oceny jakości swojej pracy wyrażonej w ankietach ewaluacji szkolenia. W takim przypadku użycie arkusza kalkulacyjnego, jeśli nie ma się dostępu do takiego narzędzia jak moja: ocena szkolenia, to rozwiązanie idealne. Kilka kliknięć w arkusz i już przepisane z arkuszy dane są uśrednione i wykreślone w postaci przejrzystego wykresu podsumowującego otrzymane oceny. Gdy pojawia się potrzeba głębszego przyjrzenia się danym z pomocą przychodzą funkcje statystyczne lub funkcje operacji na datach. […]

    Reply

Pozostaw komentarz

%d bloggers like this: