Najlepsze inspiracje
zamiast gotowych rozwiązań.

Nowe

Pięciogwiazdkowy dzień :)

Oprogramowanie komputera trenera

Microsoft Office 2010 Praktyczne podejścieZobacz poprzednią część: Komputer na kolanach trenera biznesu

Nic nie stoi na przeszkodzie, by kupić sobie samochód i postawić go na parkingu przed domem, bo zabrakło pieniędzy na paliwo. Jeśli ktoś tak lubi, to można i nic nie stoi na przeszkodzie, by tak zrobić. Gros ludzi  postępuje jednakże inaczej: kupując samochód zakłada, że gdy zbiornik opróżni się, to podjedzie na stację benzynową i kupi brakujące paliwo. Dokładnie z taką samą sytuacją mamy do czynienia w przypadku komputera trenera i zakupami oprogramowania.

Dawka truizmu na początek dnia: oprogramowanie narzędziowe to podstawa i bez tego praca z komputerem kompletnie nie sprawdza się w praktyce.

Zanim przejdę dalej zrobię bardzo ważny komentarz, który może zdenerwować niektórych czytelników. No cóż, tu gdzie do czynienia mamy z argumentami możemy dyskutować, więc jestem otwarty na merytoryczne uwagi. Moje kredo biznesowe: korzystaj w biznesie z tego, co tanie, a nie z tego co tańsze lub darmowe. W przypadku oprogramowania oznacza to dla mnie, że wykorzystanie różnorodnego oprogramowania w pracy trenera bazującego na licencjach otwartych nie ma sensu, bo ogólny koszt utrzymania tego software jest, przy mojej wiedzy merytorycznej i umiejętności rachowania cyferek, droższe niż kupienie rozwiązań komercyjnych. Z tego powodu, w dalszej części skupię się głównie na oprogramowaniu dostępnym w cenach rynkowych wraz ze wsparciem technicznym i odpowiednimi licencjami.

Uwaga: użyte dalej nazwy firm i znaki towarowe są objęte prawami ich właścicieli i zostaną tu wykorzystane wyłącznie w celach informacyjnych i edukacyjnych.

Oprogramowanie OEM (zainstalowane w komputerze w chwili zakupu) i pudełkowe (w ramach zakupu otrzymujesz nośnik instalacyjny) – z mojej perspektywy zdecydowanie najtańszym rozwiązaniem jest zakup komputera z zainstalowanym systemem operacyjnym takim jak Windows 8 i uzupełnienie go o preinstalowaną wersję pakietu oprogramowania narzędziowego takiego jak Microsoft Office.  Osobiście jestem wielkim miłośnikiem pakietu w wersji 2010 i ten wpis powstaje z pomocą Microsoft Word 2010, a następnie zostanie skopiowany i wklejony do bloga. W skład pakietu w podstawowej wersji wchodzą:

Microsoft Word

Edytor tekstu. Najczęściej używane funkcje przez użytkowników to:

  • Tworzenie i edycja tekstów wykorzystywanych zarówno podczas szkoleń jak i w innych działaniach biznesowych. Większość użytkowników nie wychodzi poza opcje oferowane przez domyślną wstążkę narzędzi widoczną w górnej części ekranu i przyznam, dość trudno mi to zrozumieć dlaczego tak jest. Potęga Worda ukryta jest pod każdą pozycją menu.
  • Praca wspólna nad dokumentem – jeżeli nad tekstem pracuje więcej niż jedna osoba, to często włączana jest funkcja komentarzy i rejestracji zmian. W tym przypadku, każda naniesiona zmiana w tekście przez kolejnych współautorów reprezentowana jest przypisanym do użytkownika kolorem i może być przyjęta lub odrzucona przez inne osoby. To doskonały mechanizm pozwalający „dyskutować” nad treścią patrząc na nią.
  • Osadzanie w tekście rysunków i innych obiektów. Większość trenerów nieustannie staje przed koniecznością wzbogacenia swojego tekstu o tabele, rysunki, zdjęcia, obiekty muzyczne czy wideo. Word pozwala na takie działania i ułatwia pracę z nimi.
  • Korespondencja seryjna to w moim odczuciu najmniej doceniana, a jedna z najważniejszych funkcji edytora tekstu. Szczególnie dobrze sprawdza się wówczas, gdy istnieje potrzeba spersonalizowania treści dokumentu adresowanego do różnych osób. Przykładowo, masz potrzebę stworzenia i wysłania certyfikatu udziału w szkoleniu dla każdego uczestnika oddzielnie. W większości przypadków użytkownicy tworzą dokument, a następnie wpisują w odpowiednie miejsce nazwiska uczestników szkolenia i po każdej takiej zmianie albo zapisują dokument pod nową nazwą albo od razu drukują. Korespondencja seryjna znacząco upraszcza ten proces. Wystarczy stworzyć dokument z tabelą z nazwiskami, a następnie wykorzystać go jako źródło rekordów korespondencji seryjnej, by problem rozwiązać w kilka minut. W takim przypadku tworzony jest jeden szablon dokumentu, a w odpowiednie miejsca Word automatycznie podkłada podczas wydruku lub wysyłki z pomocą e-mail odpowiednie nazwiska z listy. Proste i wydajne.
  • Możliwość konwersji tekstu do innych formatów. Już parokrotnie spotkałem się na szkoleniach i seminariach z sytuacją, w której prowadzący nie wykorzystywał programu grafiki prezentacyjnej takiej jak Microsoft PowerPoint, a jedynie wyświetlał z pomocą przeglądarki tekst zapisany w formacie PDF bezpośrednio z edytora tekstu. Przyznaję, to proste i wydajne organizacyjnie rozwiązanie w przypadku korzystania ze statycznych prezentacji pozbawionych animacji (w mym odczuciu 80% prezentacji właśnie tak wygląda).

Microsoft Excel

Arkusz kalkulacyjny. Na pierwszy rzut oka nie jest to narzędzie specjalnie przydatne trenerowi, ale życie zwykle pokazuje, że tylko na pierwszy rzut oka. Znam organizacje, w których excel wykorzystywany jest przez ludzi z HR znacznie częściej niż edytory tekstu dzięki swoim możliwościom:

  • Tworzenie i modyfikowanie informacji w sposób stabelaryzowany. O ile edytor tekstu pozwala na tworzenie akapitów, to edytor tekstu stworzony został w taki sposób, by informacja umieszczana była w rekordach reprezentowanych przez wiersze (najczęściej) lub kolumny tabeli. W praktyce oznacza to, iż każdy wiersz opisuje kolejne rekordy danych, zaś w poszczególnych kolumnach znajdują się wybrane cechy tych danych czyli przykładowo każdy kolejny wiersz tabeli zawiera dane osoby zaś w poszczególnych kolumnach znajdują się imiona, nazwiska, adresy e-mail i temu podobne informacje.
  • Tabelaryzacja danych pozwala na ich efektywne przekształcanie. Przykładowo, jeśli w danej kolumnie mamy podane imię i nazwisko, to dzięki przekształceniu danych w następnej kolumnie może znajdować się inicjał danej osoby lub też imię, nazwisko i adres połączone w jedną linię możliwą do wykorzystania w procesach korespondencji seryjnej w edytorze tekstu.
  • Siła arkusza kalkulacyjnego leży w dużej mierze w możliwości sortowania i filtrowania danych. Dzięki tej funkcji jednym kliknięciem w odpowiednią ikonę możemy spowodować, że wszystkie wiersze (lub rekordy) zostaną uszeregowane alfabetycznie od a do z. W przypadku, gdy mamy do czynienia z dużą liczbą rekordów przydatne jest filtrowanie rekordów czyli wybieranie tych danych, które spełniają postawione kryteria (np. imię zaczyna się na literę „K”). Dzięki temu ogrom danych staję się łatwy do oceny szybkim spojrzeniem.
  • Wbudowane funkcje numeryczne. Praktycznie każdy trener staje po szkoleniu przed koniecznością oceny jakości swojej pracy wyrażonej w ankietach ewaluacji szkolenia. W takim przypadku użycie arkusza kalkulacyjnego, jeśli nie ma się dostępu do takiego narzędzia jak moja: ocena szkolenia, to rozwiązanie idealne. Kilka kliknięć w arkusz i już przepisane z arkuszy dane są uśrednione i wykreślone w postaci przejrzystego wykresu podsumowującego otrzymane oceny. Gdy pojawia się potrzeba głębszego przyjrzenia się danym z pomocą przychodzą funkcje statystyczne lub funkcje operacji na datach.

Słowa kluczowe:, , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,

Trackback z twojego serwisu.

Komentarze (2)

Pozostaw komentarz

%d bloggers like this: