Najlepsze inspiracje
zamiast gotowych rozwiązań.

Nowe

Pięciogwiazdkowy dzień :)

Porządkowanie spraw w głowie

Getting Things DoneJeżeli zakończyłeś już mozolną pracę związaną z wyrzucaniem z Twojej głowy wszystkich pomysłów, które pojawiły się tam w jednej z faz „burzy mózgu”, zauważysz, że rzeczy zaczynają się układać w naturalny sposób. Jak to zwykł mawiać mój nauczyciel angielskiego ze szkoły średniej, kiedy wyrzucisz wszystkie myśli ze swojej głowy i umieścisz je przed swoimi oczami, automatycznie zaczniesz dostrzegać naturalne związki i struktury. To właśnie, w rozumieniu większości ludzi, jest „planowaniem projektu”.

Porządkowanie ma zwykle miejsce wtedy, kiedy zdefiniujesz komponenty i subkomponenty, sekwencje lub zdarzenia i (lub) priorytety. Co musi się wydarzyć, aby cel mógł zostać osiągnięty? W jakiej kolejności musi to nastąpić? Co jest najważniejszym elementem gwarantującym osiągnięcie sukcesu? (…)

Twórcze myślenie wcale się tu nie kończy; przybiera jedynie inną formę. Kiedy określisz już podstawową strukturę, Twój umysł rozpocznie starania nad „wypełnianiem luk”. Zidentyfikowanie – powiedzmy – trzech elementarnych czynników niezbędnych do udźwignięcia projektu może spowodować, ze w chwili, kiedy zobaczysz kolejne z nich ustawione w rzędzie, zaczniesz zastanawiać się nad czwartym i piątym.

Źródło: David Allen, Getting Things Done, Wydawnictwo Helion 2009, s. 100


Gdy czytam czy oglądam wypowiedzi ekspertów od porządkowania swego podejścia do rozwiązywania problemów, planowania dnia, planowania projektów itp. wraca mi do głowy myśl, że to wszystko już było, że dokonania Stephena Coveya w tym obszarze wystarczą na lata i już nic nie da się wymyśleć. Nie ukrywam, że podobny stosunek mam do pomysłów Davida Allen’a. Odnoszę wrażenie, iż cały jego dorobek w obszarze porządkowania kalendarza i lepszej organizacji czasu sprowadza się do dość upierdliwego, z mojej perspektywy, wrzucania wszystkich spraw do teczek o łącznej liczbie 31(na każdy dzień miesiąca) + 12 (miesiące). Być może jest ich nawet więcej i mogło to umknąć mi podczas lektury. Ja w każdym razie nie wyszedłem na swym biurku poza 1 zeszyt i lista zadań w Outlooku, bo dobrze działają powiadomienia (właśnie przed chwilą zapiszczało jedno z nich z informacją, że w tym tygodniu planowałem poprawić mocowanie karniszy w pokoju dziennym i sypialni, bo żona mnie o to poprosiła parę dni temu).

Ta masa teczek pokazuje, jak dla lekkiego bałaganiarza, jakim ja jestem, nieprzekraczalnym progiem może być zatopienie się w porządkowaniu spraw. Nie wykluczam, że w praktyce pomysły Allen’a mogą się sprawdzać w przypadku osób o bardzo uporządkowanym podejściu do rzeczywistości, ale coś mi się zdaje, one nie potrzebują porządkować biurka, bo z takim się już urodzili. Ktoś, kto jak ja ma praktycznie zawsze rozłożonych nieco książek oraz notatek, będzie z pewnością bardzo zagubiony, gdy gdzieś to zniknie, a centralną część przestrzeni do pracy zajmie sterta teczek, które trzeba codziennie przekładać.

Mimo tego wstępu, jestem pod wielkim wrażeniem tego co Allen pisze w swej kultowej książce. Zachwyca mnie w niej uzasadnienie dla potrzeby porządkowania spraw i myśli w swojej głowie. Upraszczając znacznie opis reprezentacji informacji w mózgu mogę powiedzieć, że jest ona tam zorganizowana w postaci przenikających się map myśli. Od każdej głównej odbiegają gałęzie reprezentujące powiązane informacje o miejscach, ludziach, zdarzenia itp. Stąd dla wielu z ludzi graficzne reprezentacje map myśli tak bardzo ułatwiają zarządzanie swoimi sprawami. Jeden rzut oka na kartkę z odręcznie narysowanymi gałęziami drzewa, na którym zamiast liści przedstawione są równoważniki zdań reprezentujące myśl, stanowi dla nich najlepsze z możliwych przedstawienie praktycznie każdej sprawy. Też nieraz korzystam z tej metody, choć osobiście preferuję zagnieżdżone listy.

Pomijając dzielenie spraw na teczki, to wstępny etap zarządzania projektem, w którym należy dokonać podziału całości na mniejsze części, potem na jeszcze mniejsze itd. aż osiągnięty zostanie etap pojedynczych zadań do wykonania został przez niego znakomicie opisany. Mając tak przygotowany grunt, przypisanie zadań do wykonania sobie lub innym uczestnikom większego projektu nie nastręcza już żadnej trudności. Umieszczenie ich później w teczkach na każdy dzień miesiąca rzeczywiście prowadzi do porządkowania rozkładu dnia. Rano zaglądasz do teczki i masz listę zadań do wykonania. Zrób to sumiennie, a z pewnością nie pojawią się opóźnienia w czasie i zagrożenia w przeznaczonym na projekt budżecie.

Jak widać, brzmi to nieźle i z pewnością metoda sprawdzi się u wielu ludzi. Jak wspomniałem, do mnie to nie trafia, bo jestem zadeklarowanym orędownikiem upraszczania wszystkiego tak dalece jak tylko jest to możliwe. Zamiast teczek na biurku wolę zeszyt, w których przy każdym zadaniu dodana jest litera oznaczająca pozycję zadania na liście priorytetów. Gdy jest gotowe, to skreślam i przechodzę do następnego. To samo robię z pomocą Outlooka, bo ładnie mi się samo synchronizuje z telefonem i w najmniej oczekiwanym momencie elektronika przypomina mi o sprawach do załatwienia.

Słowa kluczowe:, ,

Trackback z twojego serwisu.

Pozostaw komentarz

%d bloggers like this: